Von „Außen“ betrachtet erscheint es nahezu logisch, Missstände und Fehlverhalten im Unternehmen sofort zur Meldung zu bringen – und doch liegt laut einer IBE-Studie der Anteil an Mitarbeitern, die lieber schweigen, bei über 40%. Was sind also die Gründe dafür, dass so ein großer Anteil sich nicht zu Wort meldet?
Gründe für das Schweigen der Mitarbeiter und Tipps für den Aufbau einer Speak-Up-Kultur
Laut der IBE-Studie gaben die befragten Mitarbeiter u.a. folgende Gründe an:
„Ich dachte, das liegt außerhalb meines Verantwortungsbereiches.“
Personalverantwortliche sollten regelmäßig darüber informieren, dass das Melden von Missständen Aufgabe eines jeden Mitarbeiters ist – unabhängig davon, wie lange ein Mitarbeiter schon dabei ist und in welcher Position.
„Ich dachte, das macht man hier eben so im Unternehmen.“
Richtlinien und Schulungen geben Mitarbeitern eine solide Grundlage, was akzeptables Verhalten ist und was nicht mehr. Die Grenze kann hier schnell einmal verschwimmen und unethisches Verhalten sich langsam und unbemerkt einschleichen.
„Ich dachte, meine Meldung wird sowieso nicht ernst genommen.“
Um dem hinweisgebenden Mitarbeiter das Gefühl zu geben, dass seine Meldung Konsequenzen für den Missstand hatte, ist Feedback hilfreich. Entweder anonym über ein Hinweisgebersystem oder anhand einer unternehmensweiten Fallstudie, die auf den auf den Missstand eingeht.
„Ich dachte, das Problem sei nicht so schwerwiegend.“
Oft sind Mitarbeiter unsicher, ob das beobachtete Problem einer Meldung bedarf oder zu trivial ist. Eine fest im Unternehmen verankerte Speak-Up-Mentalität bietet hier einen offenen Rahmen für jegliche Meldung. Ein digitales Meldesystem ermöglicht, anonym Kontakt mit den Compliance-Verantwortlichen aufzunehmen und unverbindlich nachzufragen.
„Ich befürchtete, dass meine Meldung das Betriebsklima verschlechtern könnte.“
Über vertrauliche und anonyme Meldekanäle können Meldungen diskret abgegeben werden. Dadurch sinkt das Risiko für Vergeltungsmaßnahmen dem „Whistleblower“ gegenüber und wichtige Meldungen werden nicht aus falschen Gründen ad acta gelegt.
„Ich wusste nicht, an wen ich das Fehlverhalten melden sollte.“
Tue Gutes und rede darüber! Unternehmen tun gut daran, in regelmäßigen Abständen auf ihre Meldekanäle hinzuweisen und die Bedeutung einer Speak-Up-Kultur zu bekräftigen. Das kann in Form von Rundmails, Videos oder Bannern sein.
Das neue Hinweisgeberschutzgesetz und seine Umsetzung
Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird kommen. Zwar ist die Verabschiedung des Gesetzes für Organisationen ab 50 Personen auf Anfang 2023 und das Inkrafttreten drei Monate später verschoben worden, aber Unternehmen mit 50-249 Mitarbeitern befinden sich bereits in der Übergangsfrist. Diese müssen die Umsetzung bis Dezember 2023 erledigt haben.
Was ist das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Gesetz schützt natürliche Personen, die innerhalb ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis über Verstöße oder Missstände erlangt haben und diese an die unternehmensinterne oder -externe Meldestelle weitergeben.
Das Gesetz gilt sowohl für Arbeitnehmende, Beamte, Selbstständige, Gesellschafter, Praktikanten, Freiwillige, Mitarbeitende von Lieferanten sowie Personen, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist oder noch nicht begonnen hat. Demnach untersagt das Hinweisgeberschutzgesetz
Das Hinweisgeberschutzgesetz verbietet jegliche Sanktions- oder Vergeltungsmaßnahmen gegenüber dem Hinweisgebenden.
Wie können Unternehmen das kommende Gesetz jetzt schon umsetzen?
Mittelständische und große Unternehmen kommen künftig nicht umhin, sich mit dem Hinweisgeberschutzgesetz und dessen Umsetzung zu beschäftigen. Das Thema „Whistleblowing“ und der Begriff des „Hinweisgebersystems“ gewinnen dabei immer mehr an Bedeutung. Welche Meldekanäle laut Gesetzgeber zulässig sind und welche sich bislang bewährt haben, erläutern wir im Folgenden.
Definition „Hinweisgebersystem“
„Der Ausdruck Hinweisgebersystem bezeichnet ein System zum Gewinnen von Informationen, das Ermittler in Unternehmen und Verwaltungen einsetzen, um ihren Mitarbeitern und auch Personen des Umfeldes einen vertraulichen Kommunikationskanal zu eröffnen. Dieser kann von ihnen – das betrifft auch Whistleblower – zum Melden möglicher Straftaten und Ethikverstöße genutzt werden.“ (vgl. Schemmel/Ruhmanseder/Witzigmann: Hinweisgebersysteme, C.F. Müller, Heidelberg 2012)
Hinweisgebersysteme können sich verschiedener Meldekanäle bedienen. Vom bloßen Briefkasten über Telefonhotlines und interne bzw. externe Ombudsleute bis hin zu digitalen Hinweisgebersystemen ist alles dabei, um Missstände im Unternehmen zu melden.
DSM-Online 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen!
Mitarbeiterschulung inklusive.
Die verschiedenen Meldekanäle eines Hinweisgebersystems
Die vom Gesetzgeber zugelassenen Meldekanäle erscheinen zunächst alle vertraulich in der Meldungsabgabe. Allerdings weisen sie bei genauerer Betrachtung doch Unterschiede auf.
Briefkasten und Telefonhotline
Die Meldeabgabe in Form eines Briefes hat den gravierenden Nachteil, dass sie eventuell nicht immer die Person zielsicher erreicht, die dafür zuständig ist. Bei anonymer Meldung kann dem „Whistleblower“ kein direktes Feedback über den Bearbeitungsstand gegeben oder Rückfragen zum Fall gestellt werden.
Telefonhotlines, die von Menschen betreut werden, haben einen hohen personellen Aufwand und damit erhebliche Kosten zur Folge. So können solche Systeme eine Erreichbarkeit rund um die Uhr kaum gewährleisten. Die Lösung eines Anrufbeantworters hat wiederrum den Nachteil, keine Rückfragen stellen zu können. Beide Telefon-Lösungen genießen darüber hinaus wenig Vertrauen, was die Wahrung der Anonymität angeht.
Ombudspersonen
Mit dem Einsatz einer internen oder externen Omdudsperson als Anlaufstelle haben Unternehmen sicher eine vertrauenswürdige Möglichkeit für Meldungen. Solche Personen, die meistens Anwälte/Innen oder Berater/Innen sind, sind zwar in der Lage, die Plausibilität und Glaubwürdigkeit des Falles zu überprüfen, jedoch sind diese „Ansprechpartner“ auch nur eingeschränkt erreichbar.
Digitales Hinweisgebersystem
Ein digitales Hinweisgebersystem ist eine Software, die den Hinweisgeber dazu befähigt eine Meldung abgeben können, z.B. über eine Internetseite, die das Unternehmen allen Mitarbeitern zur Verfügung stellt. Diese Art von Meldesystem lässt sich somit gut integrieren, ist zu jeder Tages- und Nachtzeit und von überall aus erreichbar und stellt eine zentrale Anlaufstelle für Whistleblower dar. Beispielsweise whistlebox.de
Über einen Link kommen Whistleblower auf die dafür vorgesehene Internetseite und füllen eine Fallmaske aus, worüber alle ausschlaggebenden Informationen zum Vorfall abgefragt werden – das kann anonym geschehen oder unter Angabe der persönlichen Daten des Hinweisgebers. Das Meldesystem beinhaltet ein Postfach, worüber der Fallbearbeiter mit dem Hinweisgeber in Kontakt bleiben kann – auch anonym. Sobald ein Hinweis beim Compliance Manager eingeht, kann dieser den Fall prüfen, weitere Schritte einleiten und dem Hinweisgeber entsprechend Feedback über den Bearbeitungsstand zurückmelden. Damit erfüllt ein digitales Hinweisgebersystem alle Anforderungen zur umfassenden Meldeabgabe. Das System führt den Hinweisgeber Schritt für Schritt durch seinen Fall und garantiert so höchste Standards in Sachen Anonymität und Vertraulichkeit.
Whistlebox ist ein Produkt aus dem Hause der DSM-Online GmbH. Die gleichnamige Datenschutzsoftware DSM-Online gewährleistet höchste Standards im Bereich Datenschutz und Compliance.
Whistlebox ist eine Software, die sowohl einfach zu bedienen ist als auch die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie sicher umsetzt. Zudem bietet die Software höchstes Maß an Sicherheit, Einfachheit und intuitive Bedienbarkeit zu günstigen Kosten.
Wie funktioniert Whistlebox?
- Schritt 1
Das Unternehmen richtet einen Account ein und erhält einen Link für Hinweisgeber. - Schritt 2
Der Hinweisgeber trägt anonym und sicher seine Angaben (Regelverletzung, Gesetzesverstoß, sonstigen Hinweis) in das Whistleblower-System ein. - Schritt 3
Hinterlegte Bearbeiter werden automatisch benachrichtigt, sobald ein neuer Hinweis eingeht. - Schritt 4
Der Hinweis wird vom Bearbeiter gemäß der EU-Richtlinie digital verwaltet und bearbeitet. - Schritt 5
Der Hinweisgeber kann sich jederzeit über den Status der Bearbeitung informieren.
