Datenschutz für Freelancer: Ein Leitfaden

Freelancer, freie Mitarbeiter und Freiberufler bieten Unternehmen eine flexible Möglichkeit, Fachwissen und Ressourcen zu nutzen, ohne feste Mitarbeiter einstellen zu müssen. Bei der Zusammenarbeit mit Freelancern ist jedoch der Datenschutz ein essenzielles Thema, das sorgfältig behandelt werden muss. Bei der Tätigkeit kommen sie oft zwangsläufig in Kontakt mit unterschiedlichen personenbezogenen Daten des Unternehmens. Beispielsweise bei der Planung einer Marketingkampagne oder der Zusammenarbeit mit einer bestimmten Abteilung wie Personal, Buchhaltung etc. In diesem Beitrag erklären wir, welche Konstellationen möglich sind und wie Unternehmen den Datenschutz für Freelancer konform zur DSGVO umsetzen können.

Unterschiede zwischen Freiberuflern und Freelancern

Zunächst ist es wichtig zu verstehen, dass der Begriff „Freiberufler“ bestimmte Berufe bezeichnet und nicht ein Beschäftigungsverhältnis. Ein Freelancer hingegen ist eine Person, die freiberuflich arbeitet und über verschiedene Verträge mit Unternehmen verbunden ist. Diese Unterscheidung ist entscheidend für die datenschutzrechtliche Einordnung auch im Hinblick auf den Datenschutz für Freelancer.

In der Beschäftigung – Datenschutz für Freelancern

Die datenschutzrechtliche Behandlung eines Freelancers hängt maßgeblich davon ab, ob er seine Aufträge nach den Anweisungen des Unternehmens ausführt und wie er in das Unternehmen eingebunden ist. Ein maßgebliches Abgrenzungskriterium ist also Weisungsgebundenheit und Eigenverantwortlichkeit. Dies bestimmt im Wesentlichen beispielsweise, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erforderlich ist. Zu prüfen sind also die folgenden wichtigen Faktoren:

  • Verantwortlichkeit: Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
  • Weisungsgebundenheit: Wie stark ist der Freelancer in den Arbeitsablauf des Unternehmens eingebunden?
  • Ortsgebundenheit: Wo und mit welcher Hardware arbeitet der Freelancer?

Drei Szenarien für den Datenschutzstatus von Freelancern

Freelancer als weisungsgebundener quasi-Mitarbeiter

Wenn ein Freelancer in den Unternehmensworkflow integriert ist, unternehmenseigene Hardware nutzt und an festgelegten Arbeitsplätzen arbeitet, ist er praktisch als Mitarbeiter zu betrachten. In diesem Fall ist kein AV-Vertrag notwendig. Eine solide Einweisung durch beispielsweise Datenschutzschulungen und Vertraulichkeitserklärungen sind erforderlich.

Freelancer als weisungsgebundener Auftragsverarbeiter

Arbeitet der Freelancer selbstständig mit eigener Hardware und bestimmt er über Arbeitszeit und -ort, so wird er als externer Dienstleister angesehen. Hier ist ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO notwendig, insbesondere wenn die Haupttätigkeit die Verarbeitung personenbezogener Daten umfasst und der Freelancer diese weisungsgebunden verarbeitet.

Freelancer als Verantwortlicher

Wenn der Freelancer eigenständig über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet, ist er als eigener Verantwortlicher zu betrachten. In solchen Fällen muss er die Pflichten der DSGVO selbst erfüllen, und es sind klare vertragliche Regelungen zur Zweckbindung und Vertraulichkeit erforderlich. Gegebenenfalls könnte auch eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO vorliegen.

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Praktische Umsetzung beim Datenschutz für Freelancer

Um datenschutz-seitige Probleme zu vermeiden, sollte zunächst die Eingliederung des Freelancers sorgfältig geprüft werden. Ein wesentliches Abgrenzungskriterium ist zwar die Weisungsgebundenheit oder Eigenverantwortlichkeit, hier sind aber weitere Kriterien und Faktoren zur Absicherung zu berücksichtigen.
Ein Datenschutzbeauftragter hilft bei der zuverlässigen Einordnung. Gerne können Sie uns dazu kontaktieren.

 

Unterstützung durch unsere Datenschutzmanagementsoftware

Unsere Datenschutzmanagementsoftware bietet Ihnen umfassende Unterstützung und Absicherung bei der Einhaltung der DSGVO-Richtlinien für die Beschäftigung von Freelancern. Mit unserer Software können Sie:

  • Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren und dokumentieren.
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge) effizient verwalten und sicherstellen, dass alle Anforderungen gemäß Art. 28 DSGVO erfüllt sind.
  • Datenschutzschulungen und Vertraulichkeitserklärungen systematisch organisieren und nachverfolgen.
  • Datenschutzkonforme Prozesse für die Datenverarbeitung durch Freelancer einrichten und überwachen.
  • Risiken der Scheinselbstständigkeit durch detaillierte Aufzeichnungen und regelmäßige Überprüfungen minimieren.

Unsere Software erleichtert es Ihnen, die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu erfüllen und bietet Ihnen die notwendige Transparenz und Kontrolle über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Freelancer.

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Fazit

Freelancer können in verschiedenen Rollen agieren, und ihre datenschutzseitige Einordnung muss im Einzelfall geprüft werden. Unternehmen sollten präzise vertragliche Vereinbarungen treffen, die die Weisungsgebundenheit und Verantwortlichkeiten klar regeln und somit Geldbußen zu umgehen. Durch Umsicht und genaue Einhaltung der DSGVO-Vorgaben kann das Risiko von Datenschutzverstößen und auch Scheinselbstständigkeit minimiert werden. Datenschutzsoftware unterstützt Sie bei der Einhaltung der DSGVO-Vorgaben.

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